Es la primera semana de octubre. Noa acaba de recibir el trabajo que nadie mas queria: organizar la fiesta de fin de ano de la empresa para 180 personas.
El lugar esta reservado. La fecha esta fijada. Envia un correo amable con todos los detalles. Y en menos de una hora empiezan las respuestas.
"Puedo traer a mi pareja?" "Hay opcion vegana?" "Cual es el codigo de vestimenta, en serio?" "Hay estacionamiento o mejor tomo un taxi?" "A que hora termina? Necesito conseguir quien cuide a los ninos."
Cada una de las respuestas estaba en el correo. Nadie leyo el correo.
Si organizas algo entre ahora y Ano Nuevo, una fiesta de oficina, una gala de fin de ano, una celebracion escolar, una reunion familiar, un mercado navideno comunitario, ya conoces este patron. El evento dura una noche. Las preguntas duran dos meses.
Las preguntas de los invitados no son nada nuevo. Pero la temporada de fin de ano las empeora de tres maneras concretas.
Todos estan ocupados al mismo tiempo. Tus invitados hacen malabares con otras tres fiestas, cierres de fin de ano y planes familiares. Leen por encima. Se olvidan. Vuelven a preguntar el dia anterior.
Lo que esta en juego se siente personal. Un invitado que pregunta por una opcion vegana o por acceso en silla de ruedas no esta siendo dificil. Quiere saber si va a estar comodo. Una respuesta lenta lo hace sentir como algo secundario, y esa sensacion entra a la fiesta con el.
Tu tambien estas ocupado. La mayoria de los eventos de fin de ano los organiza alguien que ademas tiene un trabajo normal. La gerente de oficina. El voluntario de la asociacion de padres. La prima que siempre termina haciendolo. Responder mensajes de invitados se mete entre todo lo demas, normalmente tarde por la noche.
Mira los mensajes que recibiste para el evento del ano pasado. Quita los saludos y los emojis, y casi todo cabe en una lista corta:
Diez preguntas. Quiza quince si tu evento tiene una rifa o una actuacion. Ya sabes todas las respuestas. El problema no es el conocimiento. El problema es que 180 personas las hacen una por una, en cuatro apps distintas, a cualquier hora.
Este es el cambio que transforma toda la temporada: en lugar de ser el mostrador de informacion, dale a tus invitados un enlace que responda por ti.
Con Boty, pegas los detalles del evento que ya tienes, el texto de la invitacion, la informacion del lugar, el menu, el programa, en un bot. En unos minutos tienes un enlace para compartir. Cualquier invitado que lo abra puede hacer su pregunta con sus propias palabras y recibir una respuesta instantanea y precisa.
Volvamos a Noa. En lugar de responder 60 mensajes sobre el estacionamiento, agrega una linea al final de su invitacion: "Preguntas sobre la fiesta? Pregunta aqui." El invitado que se pregunta por la opcion vegana a las 11 de la noche recibe la respuesta a las 11 de la noche. Noa puede dormir.
Algunos lugares donde ese enlace vale oro:
Responder preguntas es la mitad del trabajo. La otra mitad es saber quien viene y que necesita.
La mayoria de los organizadores persiguen esto con una mezcla de respuestas, reacciones y conversaciones paralelas. Un "Si!" en el grupo. Un pulgar arriba en el correo. Un "cuenta conmigo, y uno mas" en el pasillo. Y la noche anterior, alguien intenta convertir todo eso en un numero de asistentes para el catering.
Boty puede pedir a los invitados los datos que necesitas dentro de la misma conversacion: nombre, asistencia, acompanantes, restricciones alimentarias. El invitado que pregunta "hay opcion sin gluten?" recibe la respuesta y en el mismo momento se le pide que anote su restriccion. Terminas con una lista real, no con un recuerdo.
En diciembre siempre cambia algo. El lugar mueve la hora de inicio media hora. El DJ cancela y lo reemplaza una banda. El presupuesto del intercambio de regalos sube porque alguien se quejo de que era muy bajo.
En el modelo antiguo, cada cambio significa un nuevo anuncio, y cada nuevo anuncio significa una nueva ola de "espera, entonces a que hora es?"
Con un bot, actualizas el contenido en un solo lugar. Desde ese momento, cada invitado que pregunta recibe la respuesta actual. Las personas que nunca vieron tu correo de correccion igual reciben la hora correcta, porque le preguntan al bot en lugar de buscar hacia atras en un chat de grupo.
Si organizas algo esta temporada, esta es la version practica:
La verdad silenciosa de los eventos de fin de ano es que el organizador casi nunca los disfruta. Pasas la noche respondiendo "donde esta el bano?" y "queda mas de la pasta vegana?" mientras todos los demas celebran.
Este ano, deja que las preguntas se respondan sin ti. Envia la invitacion, comparte el enlace y vive diciembre como lo viven tus invitados: con ganas de que llegue la fiesta.