הלילה שלפני הטורניר, הכנס או האירוע הקהילתי שלך אמור להיות רגוע. ההכנות נעשו. האולם מאושר. לוח הזמנים מודפס. אתה אמור לאכול ארוחת ערב עם המשפחה או לישון שינה טובה.
במקום זה, הטלפון שלך נראה כמו מסך מניות בבורסה.
"מתי נפתח הרישום?" "איפה החניה?" "האם הילד צריך להביא נעלי דשא או סניקרס?" "האם האירוע מתקיים גם אם יורד גשם?" "המייל שלי הלך לספאם — אפשר פשוט להגיע?" "מה מדיניות הביטול?" "דרך איזה שער נכנסים?"
עד 22:00 ענית על 34 הודעות. אתה מעריך שבזבזת שעתיים וחצי בטלפון. ענית על שאלת החניה תשע פעמים.
אתה עושה את זה לפני כל אירוע. ואתה שונא את זה.
אם אתה מארגן אירועים — טורנירים, ירידי בית ספר, כינוסים קהילתיים, גיוסי כספים — כנראה שהתחלת כי אתה אוהב את מה שאתה עושה. אתה אוהב את הספורט, את המטרה, את הקהילה. לא נרשמת להיות סוכן תמיכה בשיחות כל שישי שבת.
אבל ככה זה נגמר.
נעשה את החשבון. נגיד שבאירוע שלך יש 200 משתתפים. שמרן שבהם — 20% — יש שאלה בלילה שלפני. זה 40 הודעות. כל אחת לוקחת כ-3 דקות לקרוא, לחשוב ולענות. כבר בזבזת שעתיים בטלפון — וזה לא כולל שאלות חוזרות, מעקבים, או ערמות בקבוצות ה-WhatsApp.
עשה את זה פעמיים בחודש, ונתת 4 שעות ויותר מדי חודש לשאלות שכבר ענית עליהן בעבר, במסמך שאף אחד לא קרא.
המס הוא לא רק זמן. זו אנרגיה מנטלית. זה ארוחות ערב שמופרעות. הטלפון פרקדן על השולחן בזמן שאתה אמור להיות נוכח עם המשפחה. ה"בדיקה מהירה" של 23:00 שהופכת ל-45 דקות. עייפות הבוקר שמקשה על ניהול האירוע עצמו.
לזה לא התנדבת.
הנה הדבר: השאלות כמעט תמיד זהות.
בקש מכל מארגן אירועים לרשום את 10 השאלות הנפוצות ביותר לפני אירוע. הוא ימנה אותן ב-30 שניות. לוח זמנים. מיקום. חניה. מה להביא. מדיניות גשם. סטטוס הרשמה. פרטי יצירת קשר. שעת התחלה. מה ללבוש.
השאלות האלה מגיעות מאנשים שונים כל שנה. אבל בשבילך הן מרגישות אינסופיות וחוזרות. כתבת את התשובות האלה במיילים, בפוסטים, בקבוצות צ'אט, בפלייריות. ובכל אירוע, אתה עונה עליהן שוב.
הבעיה היא לא שאנשים לא רוצים למצוא תשובות. הבעיה היא שמציאת מידע מרגישה קשה יותר מאשר פשוט לשאול אותך ישירות. ואתה אימנת את המשתתפים שלך — דרך תשובות מהירות וחמות — תמיד לשאול אותך ראשון.
זאת המלכודת. ככל שאתה מגיב יותר, כך מגיעות יותר שאלות. אתה מתוגמל על היותך עוזר על ידי משתתפים שהופכים תלויים יותר ויותר.
דמיין שלפני האירוע הבא שלך יצרת צ'אטבוט פשוט — העוזר האישי של האירוע. בילית 20 דקות ובענית על השאלות הנפוצות ביותר: לוח זמנים, חניה, מה להביא, מדיניות גשם, איך ליצור קשר. הבוט נמצא בקישור. הדבקת את הקישור במייל האירוע, בפוסטים ברשת החברתית, בקבוצת הצ'אט.
עכשיו כשמישהו שואל "מתי זה מתחיל?", הוא לוחץ על הקישור. הבוט עונה לו תוך שניות. בשפה פשוטה. ב-23:00 כשאתה ישן.
הוא לא מרגיש שהגיע לדף שאלות ותשובות קר. הוא ניהל שיחה. קיבל תשובה. עבר הלאה.
אתה התעוררת ללא שאלות שלא נענו.
מנהל הטורניר. הוא מנהל טורניר כדורסל לנוער, 300 ילדים, 120 משפחות. הלילה שלפני היה כאוס. הוא בנה את ה-Boty הראשון שלו ב-20 דקות — הוראות חניה, לוח זמנים, צבעי חולצות, כללי חטיפים. "הלכתי לישון ב-22:00. בפעם הראשונה בשלוש שנים."
מתאמת ירד בית הספר. היא מנהלת צוות מתנדבים של 15 אנשים ואירוע קהילתי עם 500 משתתפים. היא הוסיפה את קישור הבוט לכל מייל ולכל פוסט. השאלות עדיין מגיעות — הן פשוט הולכות לבוט עכשיו. "ההורים אוהבים את זה כי הם מקבלים תשובות מיד. אני אוהבת את זה כי חזרתי לעצמי את הערבים."
מארגן הריצה למען הצדקה. הוא מנהל 800 משתתפים באירועים חודשיים. הוא בזבז 8–10 שעות לאירוע על תקשורת בלבד. הוא הגדיר בוט פעם אחת, ומעדכן אותו לפני כל ריצה. "אני עורך אותו ב-5 דקות. וזהו."
זה מה שהופך את זה לשונה מכל פתרון אחר שניסית.
מגדיר את הבוט פעם אחת. התשובות שלך נמצאות שם. לפני האירוע הבא, עושה עדכונים קטנים — מקום חדש? מעדכן את הוראות החניה. נוספה תאריך גשם? מעדכן את המדיניות. נותנים חדשים? מוסיף אותם.
אחר כך משתף את הקישור. וזהו.
אין צורך לבנות מחדש כל שנה. אין צורך לשלוח שוב את מסמך השאלות הנפוצות שאף אחד לא קורא. אין צורך לענות ידנית על אותן שאלות בשנה השמינית ברציפות. המידע של האירוע שלך נמצא במקום אחד, תמיד נגיש, תמיד עדכני, תמיד עונה — אפילו בחצות בזמן שאתה ישן.
Boty אפילו שומר על התוכן שלך מעודכן אוטומטית: אם אתה מעדכן את דף האירוע שלך או מוסיף פרטים חדשים, הבוט יכול למשוך את השינויים ולהישאר עדכני מבלי שתצטרך לגעת בו שוב.
אתה לא צריך לאטומט את הכל. אתה לא צריך להפוך לאיש טכנולוגיה. אתה רק צריך להחליט שהערבים שלך שווים הגנה.
הלילה לפני האירוע הבא שלך יכול להיראות אחרת. ארוחת ערב עם המשפחה. שינה מוקדמת. טיול. לקרוא משהו שדחית חודשים. מה שזה לא יהיה שדילגת עליו כי לטלפון שלך היו תוכניות אחרות.
האירוע שלך לא צריך לנכס את הזמן האישי שלך. השאלות ימשיכו להגיע. הן פשוט יהיה להן מקום ללכת אליו שהוא לא אתה.
בנה את בוט האירוע שלך בפחות מ-15 דקות בBoty. ללא קוד. ללא עלות הקמה. ללא עקומת למידה.
כבר כתבת את כל התשובות. עכשיו תן לבוט לספק אותן.